XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschiede und welches Format wann passt

Wer sich mit E-Rechnungen beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht, beide bauen auf demselben europäischen Standard auf — und trotzdem sind es zwei unterschiedliche Formate mit unterschiedlichem Einsatzzweck. Dieser Artikel zeigt, worin sich XRechnung und ZUGFeRD tatsächlich unterscheiden und welches Format für welchen Anwendungsfall passt.

Die gemeinsame Basis: EN 16931

Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD basieren auf der EN 16931, der europäischen Norm für die inhaltliche Struktur elektronischer Rechnungen. Diese Norm legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie semantisch strukturiert sind — unabhängig vom konkreten Dateiformat. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei verschiedene technische Umsetzungen dieser Norm. Wichtig dabei: ZUGFeRD erfüllt die E-Rechnungspflicht nur ab dem Profil EN 16931 (auch COMFORT genannt) aufwärts. Details zu den einzelnen Profilen und ihren Unterschieden stehen im Artikel zu den ZUGFeRD-Profilen.

XRechnung: reines XML für Behörden

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das in zwei Syntaxen vorliegt: UBL oder CII. Es enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und ist ohne einen Viewer für Menschen nicht direkt lesbar. Technisch handelt es sich bei XRechnung um eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 — also um die deutsche Ausprägung des europäischen Standards mit zusätzlichen nationalen Vorgaben.

XRechnung ist der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G, Business-to-Government). Bund, Länder und viele Kommunen verlangen für eingehende Rechnungen dieses Format. Eine Besonderheit dabei: Bei Rechnungen an Behörden ist zusätzlich die Leitweg-ID als Käuferreferenz verpflichtend anzugeben, damit die Rechnung im jeweiligen Verwaltungssystem korrekt zugeordnet werden kann.

ZUGFeRD: das Hybridformat für B2B

ZUGFeRD verfolgt einen anderen Ansatz. Es ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist, mit einer eingebetteten XML-Datei in der Syntax CII. Wer die Rechnung öffnet, sieht ein gewohntes PDF-Dokument. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann parallel das eingebettete XML auslesen und automatisiert verarbeiten. Aufgebaut ist ZUGFeRD identisch wie das französische Pendant Factur-X — beide Formate sind technisch praktisch deckungsgleich.

Dieser Aufbau macht ZUGFeRD besonders praktikabel im B2B-Bereich und bei gemischten Empfängerkreisen: Menschen können die Rechnung wie gewohnt ansehen und prüfen, während Software das strukturierte XML verarbeitet. Ein Punkt ist dabei entscheidend und wird häufig missverstanden: Steuerlich maßgeblich ist immer das eingebettete XML, nicht das sichtbare PDF-Bild. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, zählt der Inhalt des XML.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Grundlage	EN 16931 (als CIUS)	EN 16931 (ab Profil COMFORT)
Dateiformat	reines XML	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Syntax	UBL oder CII	CII
Menschenlesbar	nein, nur mit Viewer	ja, direkt als PDF
Typischer Einsatz	B2G (öffentliche Auftraggeber)	B2B und gemischte Empfänger
Besonderheit	Leitweg-ID bei B2G verpflichtend	maßgeblich ist das XML, nicht das PDF-Bild

Welches Format wann?

Für die Praxis lässt sich die Entscheidung recht klar fassen:

• Rechnungen an Behörden: XRechnung, alternativ ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, das die XRechnung-Vorgaben in ein ZUGFeRD-Hybrid einbettet.
• Rechnungen im B2B-Bereich, bei denen auch Menschen die Rechnung ansehen sollen: ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ist oft die praktischere Wahl, weil ein normales PDF entsteht.
• Rechnungen empfangen: Unabhängig von der eigenen Präferenz beim Versand muss ein Unternehmen in der Lage sein, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zu empfangen und zu prüfen, da Geschäftspartner beide Formate versenden können.

Formate erst prüfen, dann verlassen

Ob eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei tatsächlich der EN 16931 entspricht, sieht man ihr von außen nicht an — bei ZUGFeRD schon gar nicht, weil das PDF-Bild unabhängig vom eingebetteten XML gestaltet sein kann. Der E-Rechnungsprüfer nimmt beide Formate entgegen, liest bei ZUGFeRD automatisch das eingebettete XML aus und führt eine formale Prüfung nach EN 16931 / KoSIT durch, direkt im Browser. So lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung strukturell den Vorgaben entspricht, bevor sie weiterverarbeitet oder abgelehnt wird. Hintergründe zur gesetzlichen Pflicht selbst behandelt der Artikel zur E-Rechnungspflicht.